Разработка локальной нормативной базы системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала предприятия

Внедрение и обеспечение функционирования на предприятии эффективной системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья (далее – Cистема менеджмента) персонала в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007 «Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. Требования», который по своему содержанию полностью соответствует международному стандарту OHSAS 18001:2007 «Occupational health and safety management systems – Requirements» (далее – ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007) предполагает разработку локальной нормативной базы предприятия, включающую проекты организационно-распорядительных документов системы менеджмента, направленных на выполнение таких базовых принципов корпоративного управления, как:
 
– обеспечение приоритета экономических интересов и целей предприятия перед социальными обязательствами работодателя;
– укрепление лидерства и авторитета топ-менеджмента предприятия;
– обеспечение приоритета мероприятий по идентификации опасностей и оценке профессиональных рисков;
– повышение культуры безопасного труда и вовлеченности персонала предприятия в процесс внедрения и обеспечение результативности Системы менеджмента предприятия.

 НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА И ОХРАНЫ ЗДОРОВЬЯ РАБОТНИКОВ
 
В целях обеспечения эффективной организации работ по разработке и внедрению система менеджмента в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:200718001:2007 и прохождения сертификации предприятия на соответствие требованиям данного стандарта в организации должны быть изданы соответствующие приказы и распоряжения, в том числе локальные акты о введении в действие соответствующих документов Система менеджмента персонала предприятия, а именно:

– Положения о системе менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала;
– Руководства по идентификации опасностей и оценке рисков на рабочих местах предприятия;
– Руководства по управлению рисками для здоровья и безопасности на рабочих местах предприятия;
– Положения о руководителе Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала предприятия;
– Положения о руководителе группы внутреннего аудита Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья;
– Положения о руководителе группы по идентификации опасностей и оценке профессиональных рисков на рабочих местах предприятия;
– Положения о повышении квалификации работников, связанного с разработкой, внедрением и обеспечением функционирования Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья.
 
 Образец формы приказа организации о введении в действие Положения о Системе менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала 

 


В частности, Положение о повышении квалификации персонала предприятия в рамках Системы менеджмента должно содержать квалификационные требования, предъявляемые к категориям обучающихся и численности учебных групп, в том числе групп внутреннего аудита (руководитель группы и члены группы), групп по идентификации опасностей и оценке рисков (руководитель группы и члены группы). В данном Положении указываются сроки проведения обучения, представлены программы повышение квалификации, а также сведения о сферах компетенции преподавателей соответствующих учебных центров.
 
 
  СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА И ОХРАНЫ ЗДОРОВЬЯ ПЕРСОНАЛА ПРЕДПРИЯТИЯ
 
В соответствии с требованиями ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007 перечень документов Система менеджмента персонала предприятия включает локальные акты организации, которые устанавливают порядок функционирования таких соответствующих структурных элементов системы управления, как:
 
– политика и цели организации в области обеспечения профессиональной безопасности и охраны здоровья работников предприятия;
– планирование деятельности предприятия в рамках функционирования Системы менеджмента;
– внедрение и функционирование Системы менеджмента (процедуры установления обязанностей, идентификации законодательных, нормативных и иных требований, применимых на предприятии, обеспечения компетентности персонала, его подготовки и осведомленности, управления документами и так далее);
– внутренний контроль соответствия деятельности организации в области обеспечения профессиональной безопасности и охраны здоровья работников предприятия действующим законодательным и нормативным требованиям (процедуры проведения внутренних аудитов, обеспечения подготовки к аварийным ситуациям и реагирования на них);
– анализ эффективности функционирования Системы менеджмента со стороны руководства предприятия;
– локальные акты предприятия, в том числе записи, установленные организацией как необходимые для результативного планирования и осуществления процессов, относящихся к Системы менеджмента, а также управления ими.

На схеме ниже показана структура системы локальных актов предприятия, обеспечивающих разработку и внедрение Системы менеджмента в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007. При разработке системы документооборота в рамках Системы менеджмента необходимо учитывать характер имеющихся опасностей на рабочих местах предприятия и масштаб профессиональных рисков работников с целью минимизации обмена информацией, обеспечивающего повышение эффективности и результативности управления.
 
 
 
 
 
 Структура системы документооборота в рамках Системы менеджмента персонала предприятия формируется по иерархическому (многоуровневому) принципу.
 
На базовом уровне находятся документы, содержащие законодательные, нормативные и другие требования (международные соглашения, конвенции, договоры и т.д.; Федеральные законы РФ; постановления Правительства РФ; приказы органов исполнительной власти РФ; методические документы; нормативно-технические документы).
 
Первый уровень иерархии документов в рамках Системы менеджмента персонала предприятия отводится таким документам концептуального характера, как правило, локальным актам предприятия, как, например, Политика организации в области обеспечения профессиональной безопасности и охраны здоровья работников.  


На втором уровне иерархии документов, например, находятся такие локальные акты предприятия, входящие в систему документооборота Системы менеджмента персонала, как:
 
– приказ о распределении обязанностей в рамках Системы менеджмента;
– приказ о ежегодной отчетности подразделений по выполнению планов мероприятий в области безопасности труда и охраны здоровья работников перед руководством организации;
– приказ по предприятию об организации повышения квалификации руководителей и исполнителей в области соблюдения требований ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007 и соответствующие программы, план-график, протоколы с результатами обучения;
– план-график проведения работ по идентификации опасностей и оценке рисков на предпориятии;
– перечень рабочих мест, на которых проводится идентификация опасностей и оценка профессиональных рисков;
– программы и отчеты о проведении внутреннего аудита Системы менеджмента и так далее.
 
На третьем уровне иерархии документов в рамках Системы менеджмента находятся такие внутренние документы подразделений организации, как:
 
– планы мероприятий в области обеспечения безопасности труда и охраны здоровья персонала в подразделениях предприятия;
– акты по выполнению мероприятий в подразделении;
– отчеты о выполнении мероприятий в подразделении;
– перечень рабочих мест в подразделении, на которых проводится идентификация опасностей и оценка профессиональных рисков;
– реестр идентифицированных опасностей и оцененных профессиональных рисков на рабочих местах подразделения и так далее.
 
ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА И ОХРАНЫ ЗДОРОВЬЯ ПЕРСОНАЛА
 

  На предприятии является целесообразным внедрение эффективной процедуры документооборота в рамках функционирования Системы менеджмента, которая обеспечит координацию деятельности работников организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:200718001:2007. 

  Для осуществления скоординированной деятельности персонала по обеспечению управления документами, разрабатываемые в рамках Системы менеджмента руководством предприятия формируется соответствующий перечень локальных актов предприятия. Состав данного перечня формируется исходя из необходимости решения практических задач установления регламентов и оценивания результатов деятельности, выполнения требований ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:200718001:2007, а также норм действующего законодательства и иных нормативных правовых актов по охране труда и промышленной безопасности.
 
Внутренней процедурой документооборота Системы менеджмента устанавливаются требования к управлению документами:
 
– при разработке и внедрении локальных актов предприятия;
– при обеспечении необходимой номенклатурой документов;
– при разработке, актуализации и поддержании в рабочем состоянии  документов;
– при поддержании документов в рабочем состоянии.
 
Для обеспечения эффективного функционирования системы документооборота в рамках действующей Системы менеджмента устанавливаются общие требования к формированию соответствующих перечней документов. Применение данных перечней упрощают и облегчают управление документами, отражают их статус, их состояние в настоящее время. В иерархии документов в рамках действующей Системы менеджмента перечни в том или ином виде присутствуют на всех уровнях управления.
 
Рассмотрим общие требования к форме и содержанию перечня документов Системы менеджмента. Данный перечень документов должен включать наименование перечня. Под наименованием указывается дата составления и срок действия. Перечень документов может быть составлен  в виде таблицы на отдельном листе, которая содержит порядковый номер документа, обозначение, наименование и сведения об изменениях документа. Также должны быть указаны реквизиты должностных лиц (должность, подпись, расшифровку подписи – инициалы, фамилия) составивших, согласовавших и утвердивших перечень, с указанием даты составления, согласования, утверждения по подписям. Внизу перечня должен быть предусмотрен колонтитул с реквизитами организации и перечня.
 

  Ответственность за ведение и актуализацию перечня документов Системы менеджмента на предприятии и подразделениях лежит на лицах, назначенных приказом по предприятию. Лицами, ответственными за контроль исполнения документов, назначенными приказом на уровне подразделения, отслеживается исполнение документа к установленной дате.

  Исполнение пунктов документа предполагает запись об исполнении в виде акта, плана, решения, выпуска другой технической документации. Ответственный за ведение документации в подразделении направляет (если регламентирующий документ того требует) по инстанции сведения об этой записи.
 
Требования действующего законодательства, а также внешних нормативных правовых актов органов исполнительной власти РФ, при необходимости, доводятся до подразделений путем издания на их основе локальных актов предприятия и соответствующих распорядительных документов. Получение сведений об издании изменений в действующее законодательство, об издании нормативных правовых актов органов исполнительной власти РФ, а также изменений к ним осуществляетсяиз публикаций в официальных периодических изданиях, обновлений легально приобретенных организацией справочных правовых систем, а также из письменных сообщений и публикаций на сайтах органов государственной власти.
 
В случае, если требования нового  внешнего нормативного правового акта или изменения к нему распространяются на деятельность организации, ответственный за отслеживание внешних документов в недельный срок готовит распорядительный документ о внесении изменений в специально разработанный на предприятии «Перечень внешних нормативных документов, отслеживаемых в области Система менеджмента» и о приведении деятельности Система менеджмента в соответствие с новыми нормативными требованиями, оформляет заказ необходимого количества внешних документов для технической библиотеки предприятия. При изменении требований внешних нормативных документов оформляется дополнительный заказ и осуществляется приобретение актуализированных изданий, проводится обзор полученных внешних нормативных документов и информируется о соответствующих изменениях руководитель Системы менеджмента персонала предприятия.
 
В соответствии с установленной процедурой документооборота устанавливается порядок утверждения, анализа, актуализации, идентификации, определения мест использования и обеспечения сохранности документов Системы менеджмента. На предприятии должен быть установлен порядок выявления и управления внешними документами, необходимыми для применения в рамках действующей Системы менеджмента персонала, а также в целях предотвращения непреднамеренного использования вышедших из употребления (устаревших) документов.
 

  Делопроизводство с внутренними и внешними документами осуществляется лицами, назначенными руководителем Системы менеджмента, ответственными за все действия необходимые для управления документами на уровне организации. На уровне подразделений ответственные лица назначаются приказами руководителей подразделений. 

Потребность разработки новых документов Системы менеджмента определяется требованиями ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:200718001:2007, результатами проведенных внутренних аудитов, уведомлениями, корректирующими действиями, пересмотром нормативных правовых актов, внесением изменений в технологии производства, структурными изменениями на предприятии и так далее. Далее издается приказ по предприятию о разработке нового документа, определяется его разработчик, назначается руководитель и ответственный исполнитель разработки документа, составляется план-график разработки документа.
 
По окончанию разработки проводится согласование документа. На этом этапе руководитель разработки данного документа совместно с руководителями заинтересованных подразделений проводят проверку соответствия документа входным данным, послужившим причиной его разработки, применительно к конкретному процессу, регламентированному в данном документе. В случае разногласий формируется лист замечаний. Далее осуществляется проведение экспертизы согласованного проекта документа на предмет соответствия требованиям ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:200718001:2007. По окончании процедуры одобрения проекта документ подписывается.
 
На этапе утверждения готового документа разрабатывается проект приказа о введении в действие документа. Документ и проект приказа представляются на утверждение топ-менеджменту предприятия. При обнаружении замечаний по содержанию, документы отправляются на доработку к разработчикам. При положительном результате рассмотрения, документ и приказ утверждаются, и отправляются на регистрацию.
 
В рамках процедуры регистрации осуществляется идентификации документа. Документ включают в Реестр документов Системы менеджмента персонала, в «Журнале регистрации (изъятия) документов Системы менеджмента профессиональной безопасности и охраны здоровья».
 
На утвержденный документ ставится штамп «Контрольный экземпляр». Документу присваивается номер. В верхней свободной части титульного листа документа ставится штамп с указанием названия предприятия и структурного подразделения, выпустившего документ, идентификационный номер документа и другие реквизиты. Зарегистрированный документ со штампом «Контрольный экземпляр» с листом рассылки хранится в деле Системы менеджмента. «Контрольный экземпляр» документа тиражируется для использования в подразделениях предприятия. Заполняется соответствующий «Лист регистрации рассылки (изъятия) документа». Учтенные экземпляры документа со штампом (указаны: исходящий номер, дата, номер экземпляра) и листом рассылки рассылаются по подразделениям. Далее экземпляр документа регистрируется в соответствующем подразделении. Ответственный исполнитель по документации в подразделении, получив учтенный экземпляр документа со штампом «Экземпляр №…», делает запись в «Журнале регистрации документов Системы менеджмента персонала в подразделении», присваивает ему входящий номер.
 
С текстом нового документа знакомятся работники подразделений предприятия. Ответственный за документацию в подразделении знакомит с документом (а также с приказом о его введении) руководителя подразделения, и на основании его записи, знакомит конкретного работника с документом под роспись. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа документа или приказа.

 
Принятый документ, входящий в «Реестр документов Системы менеджмента профессиональной заболеваемости и охраны здоровья персонала», действует в соответствии с приказом о введении в действие – до издания приказа об отмене документа. Ответственным сотрудником подразделения проводится проверка документа в рамках его требований. В случае выявления несоответствия требований документа требованиям действующего законодательства и нормативных правовых актов, требованиям ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:200718001:2007, а также новым внедренным производственным процессам, оформляются протокол несоответствий и уведомление, которые направляются по инстанции с предложениями доработки его для устранения несоответствия. Руководителем подразделения может быть выдвинуто предложение об отмене документа, если в документе содержится два и более несоответствия принципиального характера.
 
Рассмотрим порядок внедрения, анализа и актуализации документа Системы менеджмента. Документ вводится в действие от даты его утверждения (приказом или распоряжением). Мероприятия по внедрению документа формируются разработчиком документа по соответствующей заранее разработанной форме, совместно с руководителем разработки документа, затем перечень мероприятий согласуется с руководителем соответствующего структурного подразделения, который является ответственным за выполнение мероприятий в рамках положений принятого документа. На основе анализа применения документа руководитель подразделения, разработавшего документ, может внести в документ изменения и дополнения.
 
Изменения и дополнения документа производятся:
 
– по предложениям и замечаниям от пользователей документа;
– при изменении требований документов, на основании которых был разработан данный документ;
– при изменении политики организации в области функционирования Системы менеджмента;
– при изменении требований внешних документов;
– по результатам проведения внутреннего и внешнего аудитов Системы менеджмента;
– по результатам анализа Система менеджмента персонала топ-менеджментом предприятия.
 
Плановый пересмотр внутреннего документа Системы менеджмента персонала осуществляется по истечении трех лет от даты его утверждения, если не установлен другой порядок пересмотра. Ответственный за ведение документации вносит изменения в контрольный экземпляр документа путем замены страницы с измененными записями. Заполняет «Лист регистрации изменений». Далее документ Регистрируется с изменениями.
 
Рассмотрим порядок хранения и изъятия из обращения документа Системы менеджмента. Соответствующие документы хранятся в специально отведенных местах (архив, канцелярия) в деле Системы менеджмента персонала при соблюдении условий, обеспечивающих их доступность и сохранность в течение установленного срока их действия. Учтенные экземпляры документов, выданные работнику структурных подразделений, могут находиться на рабочих местах. Непригодными для обращения признаются документы, которыми невозможно пользоваться из-за наличия порванных и загрязненных листов или из-за утери отдельных листов. Замену документов, пришедших в негодность, осуществляет лицо, назначенное руководителем. Документы, пришедшие в негодность, заменяются и уничтожаются.
 
Аннулирование документов Системы менеджмента осуществляется на основании приказа об отмене документа. На титульном листе соответствующего документа делается запись об его аннулировании. Ответственный за ведение документации в рамах функционирования Системы менеджмента на основании приказа об аннулировании документа на контрольном экземпляре ставит штамп «Аннулирован». Также делаются соответствующие записи в журналах регистрации документов на уровне организации и в подразделениях.
 
По истечению срока хранения документа, ставится в известность разработчик документа или руководитель подразделения, в котором разрабатывался соответствующий документ. Если документу не продлевают срок хранения, его изымают с целью аннулирования. Ответственный за документацию в подразделении делает запись об изъятии документа в журнале регистрации документов, изымает из обращения учтенные копии документа и сдает их ответственному за ведение документации в организации.